Focení firemních akcí a eventů: jak vybrat fotografa a co čekat

Fotograf na firemní akci dokumentuje program, vedení i celkovou atmosféru tak, abyste výsledné snímky mohli rovnou použít na web, do tiskové zprávy i na sociální sítě. Vybíráte ho hlavně podle zkušeností s podobnými akcemi, podle ukázek práce a spolehlivosti – cena se přitom podle délky a typu akce nejčastěji pohybuje mezi 2 500 a 12 000 Kč. Na FotoProfíci působí více než 300 fotografů na firemní akce a eventy po celé ČR a nabídky si necháte poslat přímo na svůj termín.

Firemní akce má jiný cíl než soukromá oslava. Fotky většinou neslouží jen jako vzpomínka, ale jako podklad pro marketing, PR a interní komunikaci. Tomu odpovídá i to, co od fotografa čekáte: použitelné záběry řečníků, vedení, hostů i prostředí, ne jen hezké momentky. Reportážní fotograf navíc pracuje tak, aby do programu nezasahoval – hosté ho po chvíli přestanou vnímat a fotky pak působí přirozeně.

Současně zachytí několik rovin:

• Průběh a program. Klíčové momenty akce – zahájení, přednášky, panely, předání ocenění, přípitek – v logické posloupnosti, aby fotky daly dohromady příběh celé akce.
• Lidi. Vedení, řečníky, hosty i zaměstnance při jednání, networkingu a neformální zábavě. U firemních akcí jsou nejcennější autentické reakce, ne strojené pózy.
• Detail a prostředí. Branding na místě, výzdobu, catering, sál a celkovou atmosféru. Tyhle záběry oživí výroční zprávu i příspěvek na sítě.
• Skupinové a portrétní snímky. Pokud potřebujete oficiální fotku týmu nebo vedení, dá se zařadit krátký aranžovaný blok mimo hlavní program.

Dobrý výsledek poznáte podle toho, že fotky vypadají jednotně a profesionálně napříč celou akcí – od denního světla v sále až po večerní program s umělým osvětlením.

Pod „firemní akci“ spadá několik typů událostí a každý má jiné nároky na focení i jinou cenu. Rozhoduje hlavně délka programu a náročnost světla.

U konferencí a celodenních akcí platí, že čím delší program a čím víc paralelních míst, tím spíš se vyplatí domluvit druhého fotografa.

Než akci poptáte, vyplatí se vědět, co nakonec reálně dostanete a v jaké podobě. Výstupy se liší podle dohody, ale obvykle počítejte s těmito:

• Upravené fotografie v online galerii. Vybrané a retušované snímky ke stažení, ze kterých si vezmete, co potřebujete na web, do PR i pro interní použití.
• Reportáž z celého programu. Průřez akcí od zahájení po závěr, aby fotky daly dohromady ucelený příběh, ne jen pár vytržených momentů.
• Oficiální a skupinové snímky. Pokud je dopředu domluvíte, fotograf na ně vyhradí krátký blok mimo hlavní dění.
• Rychlé výběry pro sítě. Řada fotografů umí poslat několik upravených snímků hned po akci nebo druhý den, abyste mohli zareagovat na sociálních sítích dřív, než dorazí celá galerie.

Standardní termín dodání kompletní galerie bývá jeden až tři týdny. Pokud potřebujete fotky rychleji nebo k akci chcete i video, zmiňte to už v poptávce – obojí se domlouvá individuálně.

Cena focení firemní akce není pevně daná a stejný typ události může vyjít různě podle délky, lokality a zkušeností fotografa. Většina profesionálů vychází z hodinové sazby, kde je první hodina dražší než ty následující, a u delších akcí nabízí pevnou celodenní sazbu. Podle typu a délky se nejčastěji pohybuje mezi 2 500 a 12 000 Kč.

Protože konečnou částku určují reálné nabídky na trhu, ne ceník jediného fotografa, vyplatí se porovnat víc nabídek na konkrétní termín. Podrobné rozpětí všech typů akcí i to, jak fotografové počítají hodinovou a celodenní sazbu, najdete v průvodci kolik focení akce stojí.

U firemní akce nemáte druhý pokus – akce proběhne jednou a fotky musí sednout. Při výběru se proto dívejte na víc než jen na cenu.

• Zkušenost právě s firemními akcemi. Focení konference je něco jiného než svatba. Hledejte v ukázkách práce záběry z reálných firemních akcí – řečníky, sály, networking, večerní program.
• Zvládnutí náročného světla. Konferenční sály i večerní gala mají často špatné nebo smíšené osvětlení. Zkušený fotograf to pozná na první pohled a má techniku, která si s tím poradí.
• Jednotnost napříč zakázkami. Profil na FotoProfíci ukazuje výběr fotografií z různých akcí. Sledujte, jestli má fotograf vyrovnanou úroveň napříč ukázkami – ne jen jeden povedený snímek.
• Spolehlivá komunikace. Rychlá a věcná domluva před akcí napoví, jak bude spolupráce probíhat i v den D.
• Jasná nabídka. Dobrá nabídka uvádí počet hodin focení, počet upravených fotek, termín dodání i rozsah licence k použití.

Kompletní galerii z podobné firemní akce, reference nebo ukázku konkrétního typu události si od fotografa vyžádáte až poté, co vám pošle nabídku. Na profilu je vždy jen výběr – ucelenou reportáž od začátku do konce vám fotograf doloží na vyžádání.

Vodítkem bývá i to, jak rychle a srozumitelně fotograf reaguje na první zprávu. Pokud se těžko domlouváte ještě před akcí, na místě to lepší nebude. Ověřte si zároveň, že má na váš termín skutečně volno – u vytížených fotografů se to vyplatí potvrdit hned na začátku.

U firemní akce se pár chyb opakuje a stojí buď peníze, nebo nepoužitelné fotky. Vyhnete se jim, když budete vědět, na co si dát pozor při samotném výběru.

• Rozhodování jen podle ceny. Nejlevnější nabídka může mít méně upravených fotek nebo chybějící licenci. Co v ní není, doplatíte zvlášť a výsledek pak vyjde dráž.
• Fotograf bez zkušenosti s akcemi. Skvělý portrétista nemusí zvládnout rychlé tempo a špatné světlo konference. Ověřte si, že v ukázkách má reportáže z firemních akcí, ne jen portréty a svatby.
• Nejasná domluva o užití fotek. Bez vyjasněné licence můžete narazit při použití v kampani nebo v tisku. Rozsah užití řešte ještě před akcí.
• Žádný brief. Když fotograf nezná harmonogram ani klíčové osoby, snadno mu uteče důležitý moment. Pár bodů předem tomu předejde.
• Pozdní oslovení. Na vytížené termíny bývají dobří fotografové zadaní s předstihem. Čím dřív poptáte, tím větší výběr máte.

Firemní akce se často odehrává mezi lidmi, kteří nechtějí být foceni jako modelové, a může se na ní objevit citlivý obsah – prezentace s daty, interní informace, VIP hosté. Profesionál na firemní akce to ví a podle toho se chová.

Předem si proto vyjasněte několik věcí. Řekněte fotografovi, kdo jsou klíčové osoby, které musí mít na fotkách (vedení, řečníci, hlavní hosté), a naopak na co se nemá zaměřovat. U akcí s podpisem mlčenlivosti nebo s neveřejným obsahem se domluvte na rozsahu – co se smí fotit a co ne, případně zda fotograf podepíše NDA.

U citlivějších akcí oceníte fotografa, který umí pracovat bez blesku a nenápadně, aby nerušil program. Diskrétnost je u firemního focení stejně důležitá jako kvalita snímků – často právě ona rozhoduje, jestli si firma fotografa pozve i příště.

V praxi jde třeba o předání ocenění nebo podpis smlouvy: fotograf musí být na správném místě ve správný čas, ale tak, aby nepřekážel. U menších uzavřených jednání zase někdy stačí pár ilustračních záběrů a zbytek se nefotí vůbec. Tyhle hranice je lepší probrat dopředu než je řešit za chodu.

U firemní akce je rozsah užití fotek minimálně tak důležitý jako jejich kvalita. Fotky obvykle skončí na webu, v tiskové zprávě, na sociálních sítích, v náborových materiálech nebo v interní komunikaci – a na to musíte mít práva.

U firemních akcí bývá licence pro web a sociální sítě součástí základní nabídky. Pokud ale plánujete fotky použít v placené kampani, na billboardu nebo dlouhodobě v reklamě, ověřte si rozsah licence předem – širší komerční užití se může účtovat zvlášť. Vyjasněte si také, zda fotky dostanete bez vodoznaku a v rozlišení vhodném pro tisk.

Druhá rovina je ochrana osobních údajů. Na akci se fotí zaměstnanci i hosté a je dobré myslet na jejich souhlas s pořízením a použitím fotografií. V praxi to firmy řeší informací v pozvánce nebo cedulkou na místě, že se akce fotí. S fotografem se domluvte, jak naložit s případnou žádostí konkrétního člověka, aby jeho snímek nebyl zveřejněn.

U větších zakázek dává smysl mít rozsah užití i počet upravených fotek písemně v objednávce nebo nabídce. Vyhnete se tak nedorozumění ve chvíli, kdy budete chtít fotky o rok později použít v nové kampani.

Čím lepší podklady fotograf dostane, tím přesněji odvede práci. U firemní akce se vyplatí připravit krátký brief – nemusí být složitý, stačí pár bodů, které fotografovi ušetří odhadování.

• Harmonogram akce. Kdy je zahájení, hlavní proslovy, předání ocenění, společné foto i konec. Fotograf tak ví, kde a kdy musí být.
• Seznam klíčových osob. Kdo je vedení, řečníci a hlavní hosté, ať je má fotograf jistě zachycené.
• Klíčové záběry. Konkrétní momenty nebo skupiny, které nesmí chybět – třeba společná fotka týmu nebo záběr s logem partnera.
• Účel fotek. Jestli míří hlavně na sociální sítě, do výroční zprávy nebo do tisku. Podle toho fotograf volí orientaci i styl záběrů.
• Místo a zázemí. Adresa, kontakt na místě a informace o prostoru a osvětlení, ať se fotograf zorientuje ještě před akcí.

U větších akcí se hodí krátká domluva nebo prohlídka místa předem. Fotograf si ověří světlo a rozmístění a vy získáte jistotu, že v den akce nebude nic řešit za pochodu.

Místo obvolávání jednotlivých fotografů necháte nabídky přijít k vám. Vyplníte jednu poptávku a ozvou se vám fotografové, kteří mají na váš termín volno.

Stačí popsat svou akci v poptávce – uvedete termín, místo, typ a přibližnou délku akce. Profíci s volným termínem vám pošlou vlastní cenu, ukázky práce i hodnocení od předchozích zákazníků, takže můžete v klidu porovnávat. Čím přesněji rozsah popíšete – délku programu, počet hostů a k čemu fotky potřebujete – tím konkrétnější nabídky dostanete. Tímto způsobem si přes FotoProfíci našlo fotografa už více než 10 tisíc lidí.

Jakmile vás některá nabídka osloví, můžete fotografovi napsat přímo a vyžádat si kompletní galerii z podobné akce nebo reference. Uvidíte tak, jak odvádí práci od začátku do konce, ještě než se rozhodnete.